Le date dei giustificativi (carta carburante o ricevute) devono essere datate in modo compatibile con il periodo di intervento dell’utilizzatore.
E’ buona norma informarsi sui limiti delle somme rimborsabili per eventuali spese di viveri (normalmente massimo 15 euro per volontario per viaggio superiore a 300 Km) e assicurarsi di tenere gli scontrini che attestino chiaramente la spesa relativa al pasto e che non contengano anche pile, gomme da masticare, sigarette o regalini che devono essere pagati a parte. Prendersi cura degli scontrini i quali, essendo stampati su carta chimica, si deteriorano e risultano poi illeggibili se esposti alla luce solare o a fonti calore.
All’arrivo sul posto dell’intervento
Recarsi subito alla segreteria per la registrazione. Ribadiamo che, nello specifico, deve essere fatta come “FIR-CB Provincia” (es. FIR-CB Vercelli) e di conseguenza l’attestato – che avrete cura di procurarvi prima di lasciare l’intervento – deve essere compilato con il nome-cognome del volontario appartenente all’associazione FIR-CB Provincia e contenere le date del periodo di presenza all’attività. Non sono validi attestati compilati con la denominazione diversa da “FIR-CB Provincia “.
Durante le attività
Se dovessero succedere incidenti, guasti o infortuni, deve essere avvisato immediatamente il funzionario responsabile delle attività (capo campo, capo COM, funzionario del DPC o funzionario della Provincia o Regione); di tutto ciò deve essere richiesto un documento, firmato da uno dei suddetti responsabili, attestante il sinistro per poter richiedere il rimborso.
Quindi alcune regole nella presentazione della richiesta di rimborso spese
Il Presidente Provinciale FIR-SER (responsabile del SER Provinciale) o un suo incaricato, dovrà raccogliere i giustificativi di spesa (in originale) e gli attestati (in copia). Gli attestati devono corrispondere al volontario cui si riferiscono le spese (es. per scontrino pasti cumulativo devono essere gli attestati di tutti i volontari che hanno mangiato). Fare una prima verifica spuntando la check list, fotocopiare i documenti in modo da tenerne copia, compilare il foglio riepilogativo rilasciato dalla segreteria nazionale senza fare arrotondamenti né parziali né totali. Verificare che il totale corrisponda esattamente alle spese e spedire con raccomandata il tutto alla segreteria nazionale.
Rimborsi datore di lavoro
Per questi rimborsi il DPC ha delegato le regioni a processare le pratiche. Ma alcune regioni, a loro volta, hanno delegato le province.
Informarsi preventivamente con gli enti preposti in modo da dare indicazioni precise ai datori di lavoro.
Ricordiamo che FIR-CB è presente in 72 province d’Italia e il carico di lavoro per processare tutte queste pratiche da parte della segreteria nazionale è pesante anche se tutta la documentazione inviata fosse perfetta. In caso di inesattezze, facilmente riscontrabili dalla check list, la segreteria sarà costretta a respingere la documentazione.
A tutt’oggi la segreteria nazionale ha ricevuto dalle strutture provinciali 37 pratiche, di cui 35 contenevano errori ed inesattezza che se fossero state girate al Dipartimento così come erano, avrebbero generato ritardi o perdite di denaro.
Sempre a tutt’oggi la segreteria nazionale sta ancora ricevendo richieste di rimborsi del periodo 6-30 Aprile 2009 quindi con 3 mesi di ritardo. Se le strutture provinciali inoltrano le richieste con tre mesi di ritardo e con errori, non si può pretendere che il Dipartimento saldi le spese in poco tempo.
Ringrazio per l’attenzione fin qui dedicata e spero che queste note possano servire a ottenere rimborsi più precisi e in minor tempo.
Un cordiale saluto a tutti.
Luigi Seminari
Segretario FIR-CB Nazionale